La nuova edizione della norma lasci ampio margine di manovra rispetto all’architettura documentale del proprio sistema di gestione ma non bisogna tralasciare il fatto che esso dev’essere anche efficace, nonché efficiente.

Col termine ‘efficace’ si indica un sistema di gestione che, non solo è conforme e certificabile, ma risponde a tutte le esigenze dell’azienda.

Questo vuol dire che il numero di documenti presenti al suo interno può potenzialmente essere infinito, a patto che siano ivi presenti tutte le informazioni necessarie a garantire il corretto funzionamento delle attività aziendali.

In passato, a causa anche delle vecchie edizioni della norma, si è assistito ad uno sviluppo ed incremento enorme dei documenti che componevano i Sistemi di Gestione (si ricorda che l’edizione ‘94 della norma prevedeva almeno 20 procedure, una per ogni punto della stessa), tanto che le varie funzioni aziendali erano costrette a impiegare una notevole quantità di tempo a compilare i documenti relativi al sistema di gestione qualità a scapito delle attività produttive.

La documentazione di sistema era talmente pachidermica che ne era difficile l’archiviazione, l’aggiornamento e la modifica, e molto complessa la diffusione capillare all’interno dell’organizzazione, lasciando ad appannaggio di pochi la sua totale comprensione.

Purtroppo, ancora oggi ci si porta dietro questa pesante eredità, e lo stato attuale dell’arte vede aziende costrette ad impiegare notevole spazio di archiviazione sui propri scaffali per accumulare faldoni polverosi contenenti procedure spesso dimenticate in stati di revisione arcaici.

Questa tendenza ha portato, nelle attuali edizioni della norma, ad accostare al termine ‘efficacia’ il termine ‘efficienza’ di un sistema di gestione.

Un Sistema di Gestione efficiente prevede una struttura documentale totalmente conforme e certificabile, che risponda a tutte le esigenze dell’organizzazione, ma soprattutto, che lo faccia col minor numero di documenti possibile.

Si parla quindi di Sistemi di Gestione ‘Lean’, cioè ‘snelli’.

Tale termine deriva dal ‘lean thinking’ cioè ‘pensiero snello’, una filosofia aziendale che ha le sue radici nel modello di produzione oramai noto in tutto il mondo, originato dal sistema di produzione Toyota.

Lo scopo di questa metodologia è l’individuazione degli elementi che all’interno del processo creano valore, e quelli che invece risultano ‘sprechi’, cioè sono ridondanti, inutili o sovrabbondanti. Una volta individuati, si cerca di tagliare tutti gli elementi che risultino inutili, in modo da avere un processo (in questo caso un Sistema di Gestione) semplice, fatto di pochi elementi, ma tutti funzionali allo scopo. Va sottolineato che questa metodologia è stata ideata e sperimentata sui processi e sulle catene produttive delle aziende manifatturiere, quindi ha richiesto un ingente lavoro di ricerca e sviluppo da parte della QBM srl, che ha avuto il compito di studiare e sviluppare questa metodologia, e in seguito applicarla ai sistemi di gestione.

Il risultato di questo incessante studio, combinato alla voglia di inserire e di mettere le nuove tecnologie a servizio della gestione aziendale, è stato una profonda innovazione nel concetto stesso di Sistema di Gestione, in cui tutti i membri dell’organizzazione, dai vertici ai preposti, possono fruire a pieno dei potenti strumenti mezzi messi a disposizione, avendo un sistema conforme, efficace, efficiente e costantemente aggiornato, grazie alla creazione del Software per la gestione integrata della documentazione.